Wat je kunt inkopen · 01 van 04

Impactstrategie & Operating Design

Theory of Change, governance-architectuur, beslissingsbevoegdheden en de operationele ritmes die bewijs vertalen naar een beslissing waar iemand eigenaar van is.

Doe de Readiness Scan → Praat met ons →

Wat het is

Het ontwerp van hoe impact daadwerkelijk door je organisatie loopt: waar beslissingen worden genomen, wie eigenaar is, welk bewijs in de kamer moet liggen en met welke frequentie. Meestal hoort daar een Theory of Change bij, maar die is het kleinste onderdeel. Het grotere deel is de architectuur eronder — de afspraken die bepalen of de theorie ook echt iets verandert.

Doorlooptijd
8–16 weken
Startpunt
Readiness Scan, of een governance-review
Voor wie
Fondsen, stichtingen, INGO's en uitvoeringsorganisaties met lopende programma's en bewijs dat niet landt
Uitgevoerd door
Whitney van Schyndel, met een onderzoeks- of facilitatiespecialist waar de scope daarom vraagt

Wanneer je dit nodig hebt

De symptomen zijn opvallend consistent, en geen ervan ziet er in eerste instantie uit als een strategieprobleem:

  • Je hebt bewijs, maar het verandert geen beslissingen. Rapporten landen, worden gewaardeerd en vervolgens beweegt er niets.
  • Dezelfde aanbeveling stond in drie opeenvolgende evaluaties.
  • Impact wordt besproken in een ander overleg dan het overleg dat over het budget beslist.
  • Je impactlead is verantwoordelijk voor uitkomsten waar diegene geen bevoegdheid over heeft.
  • Niemand kan een beslissing noemen die niet door kan gaan zonder impactbewijs.

Herken je er drie of meer, dan zit de beperking niet in meten. Meer bewijs inkopen gaat die niet wegnemen.

Wat binnen scope valt

  • Theory of Change — achterwaarts opgebouwd vanuit de beslissingen die zij moet informeren, niet voorwaarts vanuit activiteiten.
  • Governance-architectuur — welk orgaan beslist wat, en hoe impactreview aansluit op het forum dat al financiële en operationele bevoegdheid heeft, in plaats van ernaast te zitten.
  • Beslissingsbevoegdheden — wat ieder orgaan daadwerkelijk mag doen: kennisnemen, adviseren, goedkeuren, stoppen, herverdelen. Met dezelfde precisie vastgelegd als financiële mandaten.
  • Roleigenaarschap — een benoemde verantwoordelijkheid voor de beslissing, los van de verantwoordelijkheid voor het produceren van het bewijs.
  • Operationele ritmes — de frequentie waarmee bewijs en beslissingen samenkomen, afgestemd op de snelheid waarmee die beslissingen daadwerkelijk bewegen.
  • Ondersteunende infrastructuur — een specificatie van de systemen en data die nodig zijn, afgestemd op de beslissingen in plaats van op het rapport.

Hoe het traject loopt

Meestal acht tot zestien weken. Eerst de diagnose — vaak beginnend met de Readiness Scan — daarna ontwerpen we mét de mensen van wie de bevoegdheid verandert, niet vóór hen om het vervolgens te presenteren. Een ontwerp dat in isolatie wordt gemaakt en over de schutting wordt gegooid, overleeft de echte organisatie niet. Dat maken we liever niet.

Wat u ontvangt

  1. Een theory of change, opgebouwd vanuit de beslissingen die zij moet informeren
  2. Een governance-kaart: welk orgaan beslist wat, op basis van welk bewijs, op welk moment
  3. Een tabel met beslissingsbevoegdheden — noteren, adviseren, goedkeuren, stoppen, herverdelen — op één pagina
  4. Rolverantwoordelijkheden, waarbij eigenaarschap van de beslissing wordt gescheiden van eigenaarschap van het bewijs
  5. Een operationele kalender die laat zien waar bewijs elke beslissing ontmoet
  6. Een infrastructuurspecificatie, op maat van de beslissingen in plaats van het rapport
  7. Een gefaseerd implementatieplan met eigenaren en data

Wat wij van u nodig hebben

  • Een bestuurlijke sponsor met de bevoegdheid om het mandaat van een gremium te wijzigen. Zonder dat levert de opdracht aanbevelingen op, geen verandering.
  • Toegang tot de mensen wier beslissingsbevoegdheden worden geraakt — niet alleen het impactteam.
  • Bestaande governance-stukken, terms of reference en de impactrapportage van de afgelopen twee jaar.
  • Ongeveer een halve dag per twee weken van de sponsor, en een dag per week van een interne counterpart.

Waar dit is gedaan

De opdracht bij The BUSY Group is het uitgewerkte voorbeeld: een enterprise impactstrategie en een achtdelig systeem, met de governance-specificatie die het operationeel maakt. Bekijk de casestudy's.

De eerlijke grens

Dit werk herverdeelt macht. Het verplaatst beslissingsbevoegdheden, en ieder recht dat verschuift komt ergens vandaan waar iemand het nu heeft. Als de opdracht alleen als advies is afgebakend, of als de sponsor niet werkelijk kan veranderen wie waarover beslist, krijg je een goed document en geen verandering. Dat zeggen we liever tijdens de scoping dan dat we het in maand vier ontdekken.

Vragen die we vaak krijgen

Hoe verschilt dit van een Theory of Change?

Een Theory of Change beschrijft hoe je denkt dat verandering ontstaat. Operating design bepaalt of iemand ernaar handelt. De meeste organisaties hebben al een Theory of Change; maar weinig hebben vastgelegd welk orgaan de voortgang erop beoordeelt, wat dat orgaan vervolgens mag beslissen en welk bewijs daarvoor op tafel moet liggen. We bouwen of herbouwen de Theory of Change meestal als onderdeel van dit werk, maar het is één van zes onderdelen en verandert op zichzelf heel weinig.

Moeten we klaar zijn met meten voordat we beginnen?

Nee, en wachten is meestal een fout. Organisaties die operating design uitstellen tot de meting 'goed' is, wachten vaak eindeloos, omdat meten nooit af is. In de praktijk laat het ontwerp juist zien welke meting ertoe doet — en dat betekent vaak minder verzamelen in plaats van meer.

Wie moet er vanuit onze kant betrokken zijn?

Degene die kan veranderen wie waarover beslist. Dat is meestal een executive sponsor met bevoegdheid over governance, de impactlead en een collega uit finance of operations. Als de meest senior betrokken persoon het mandaat van een commissie niet kan aanpassen, levert de opdracht aanbevelingen op in plaats van verandering. Dan herstructureren we liever het sponsorship dan dat we op die basis doorgaan.

Hoe u begint

  1. Doe de Readiness ScanTien minuten, gratis. De scan beoordeelt de vijf lagen en vertelt ons meestal al waar te beginnen voordat wij elkaar spreken.
  2. Een scopinggesprek van 45 minutenWij toetsen of dit werkelijk de dienst is die u nodig heeft. Soms is dat niet zo, en dan zeggen wij dat.
  3. Een schriftelijke scope en tariefEén pagina: wat er in zit, wat niet, data, deliverables en de beslissing die elk daarvan dient.

De andere drie

Alle vier draaien op dezelfde onderliggende architectuur — het Integrated Impact Operating Model, dat we zelf hebben ontworpen en gepubliceerd.